Order Management System (OMS): ¿Qué es y cómo funciona?
Un Order Management System (OMS) permite a las empresas realizar el seguimiento de las ventas, procesar pedidos y devoluciones, gestionar el inventario y garantizar el proceso de entrega, asegurando la experiencia de compra digital perfecta.
Este sistema es esencial para mejorar la eficiencia y la precisión en el proceso de gestión de pedidos de una empresa, lo que a su vez puede conducir a una mejor experiencia del cliente y a un funcionamiento más rentable de la empresa. Estos sistemas suelen ser altamente personalizables y se adaptan a las necesidades específicas de cada negocio.
Un OMS es una solución empresarial que aborda una serie de problemas relacionados con la gestión de pedidos y la logística en las empresas. Uno de los problemas fundamentales que resuelve es la falta de visibilidad y seguimiento en el proceso de cumplimiento de pedidos. Muchas empresas se enfrentan a la dificultad de rastrear el estado de los pedidos y comunicar de manera efectiva esta información a sus clientes. Un OMS proporciona un seguimiento en tiempo real de los pedidos, permitiendo a los clientes saber exactamente dónde se encuentra su compra, desde el momento de la compra hasta la entrega final.
También se encarga de reducir los costos asociados con una mala gestión de logística. Esto incluye problemas como órdenes perdidas, falta de control en los envíos y entregas tardías. La coordinación y automatización de los procesos de cumplimiento de pedidos a través de un OMS minimiza la probabilidad de errores humanos en el procesamiento de pedidos, asegura una gestión eficiente del inventario y mejora la precisión en la preparación y el envío de productos. Esto, a su vez, reduce el exceso de inventario y los costos relacionados con el almacenamiento innecesario, al tiempo que garantiza que los productos estén disponibles para su envío en el momento adecuado.
El principal objetivo de un OMS es optimizar la gestión de pedidos y entregar en tiempo y forma a los clientes, controlando el costo, pero también la tramitación electrónica de los flujos, en especial cuando existen devoluciones.
OMS te permitirá gestionar todos los tipos de pedidos y canales desde un solo lugar: unifica la gestión del inventario en todos los canales; facilita la visibilidad de la demanda en tiempo real para encargarse de los pedidos de proveedores, tiendas y clientes; da prioridad a las tareas y optimiza el rendimiento del inventario, así como facilita el acceso a las aplicaciones de venta. De tal forma que establece y mantiene la promesa al cliente de que su pedido se entregue en tiempo.
En la actualidad las empresas invierten en plataformas de eCommerce, crean flujos de procesos automatizados que liberan órdenes, formas de pago, cancelaciones y devoluciones, por lo que la integración de un OMS, es parte fundamental, ya que permite hacer una segmentación de clientes, productos e información relevante.
¿Qué es Order Management System?
Un Order Management System (OMS), en español Sistema de Gestión de Pedidos, es una herramienta de software utilizada para gestionar eficazmente todo el proceso de gestión de pedidos, desde la captura inicial del pedido hasta la entrega final al cliente.
Estos sistemas son especialmente comunes en empresas de eCommerce, minoristas, mayoristas y en cualquier empresa que maneje un gran volumen de pedidos y necesite llevar un registro organizado de ellos.
Las principales funciones de un Order Management System incluyen:
Captura de pedidos: Registrar y procesar órdenes de compra o pedidos de clientes.
Inventario: Gestionar el inventario de productos disponibles, rastreando la cantidad en stock, las ubicaciones y la disponibilidad.
Gestión de clientes: Almacenar información sobre los clientes, como datos de contacto, historial de pedidos y preferencias.
Gestión de pagos: Procesar los pagos de los clientes y coordinar la facturación.
Seguimiento de pedidos: Rastrear el estado de los pedidos en tiempo real, desde el procesamiento hasta la entrega, lo que permite a los clientes y al personal interno conocer el estado de sus pedidos.
Gestión de devoluciones y cambios: Facilitar la gestión de devoluciones de productos y cambios en los pedidos.
Integración con otros sistemas: Conectar con sistemas de gestión de inventario, sistemas de punto de venta (POS), sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y otros sistemas empresariales.
Optimización de la cadena de suministro: Ayudar en la gestión de la cadena de suministro, lo que puede incluir la asignación de pedidos a ubicaciones de almacenamiento óptimas y la coordinación con proveedores y socios de envío.
Informes y análisis: Generar informes y análisis sobre el rendimiento de ventas, la eficiencia operativa y otros indicadores clave de desempeño relacionados con la gestión de pedidos.
¿Por qué es importante tener un OMS?
Un Order Management System desempeña un papel fundamental en la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente al gestionar de manera efectiva los pedidos y el inventario de una empresa, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la rentabilidad y la competitividad del negocio. Estas son las características principales que debe tener:
Permite una mejor administración de inventario
Un OMS ayuda a rastrear y gestionar el inventario de manera más eficiente al proporcionar información en tiempo real sobre el nivel de existencias.
Puede configurarse para emitir alertas cuando los niveles de inventario estén bajos, lo que facilita la reposición oportuna de productos.
Optimiza la asignación de inventario a pedidos pendientes, evitando sobreventas y agotamientos de stock.
Reduce costos y brinda mejores decisiones de compra
Al proporcionar información precisa sobre la demanda y el rendimiento de ventas, un OMS ayuda a tomar decisiones de compra más informadas.
Minimiza la necesidad de mantener un exceso de inventario, lo que reduce los costos de almacenamiento.
Facilita la identificación de proveedores eficientes y la negociación de mejores términos con ellos.
Genera mayor control y seguridad en los pedidos
Un OMS establece flujos de trabajo y reglas de procesamiento de pedidos, lo que garantiza que los pedidos se manejen de manera coherente y siguiendo procedimientos establecidos.
Ayuda a prevenir errores de procesamiento de pedidos, como envíos incorrectos o pedidos duplicados, lo que mejora la precisión y la satisfacción del cliente.
Facilita el seguimiento y la auditoría de los registros de pedidos para garantizar la transparencia y la responsabilidad.
Crea una experiencia de cliente más fluida
Un OMS agiliza el proceso de compra y entrega, lo que lleva a una experiencia de cliente más satisfactoria.
Permite a los clientes rastrear sus pedidos en tiempo real y proporciona información precisa sobre la disponibilidad de productos.
Facilita la gestión de devoluciones y cambios, lo que puede mejorar la percepción del cliente sobre la calidad del servicio.
¿Cómo funciona un Order Management System?
Un Order Management System funciona como una plataforma o software centralizado que coordina y automatiza diversas etapas del proceso de gestión de pedidos de una empresa. Así es cómo funciona generalmente un OMS:
Recoge y procesa los pedidos de clientes. El OMS recopila los pedidos de los clientes de múltiples canales, como tiendas en línea, tiendas físicas, aplicaciones móviles o centros de llamadas. Los datos del pedido se registran en el sistema, lo que incluye información sobre los productos solicitados, la cantidad, los detalles del cliente y la dirección de entrega.
Establece políticas de cumplimiento. El OMS aplica reglas y políticas de cumplimiento predefinidas para garantizar que los pedidos se procesen correctamente. Estas políticas pueden incluir restricciones de inventario, métodos de envío, descuentos aplicables y otras condiciones específicas del negocio.
Procesa los pagos y libera el pedido. El sistema se integra con métodos de procesamiento de pagos para verificar la autenticidad de las transacciones y asegurarse de que los fondos estén disponibles. Una vez que se confirma el pago, el OMS libera el pedido para su procesamiento y envío.
Envía actualizaciones de seguimiento al cliente El OMS proporciona actualizaciones en tiempo real sobre el estado del pedido tanto al cliente como al personal interno. Los clientes pueden recibir notificaciones por correo electrónico o mensajes de texto con información sobre el proceso de envío, números de seguimiento y fechas estimadas de entrega.
Además de estas etapas principales, un OMS también puede tener características adicionales, como la gestión de devoluciones, la generación de informes y análisis, la integración con otros sistemas empresariales y la capacidad de personalización para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. Un OMS está diseñado para simplificar y automatizar el proceso de gestión de pedidos, mejorando la eficiencia y la experiencia del cliente.
10 beneficios de un Order Management System
La implementación de un Order Management System en una empresa conlleva varios beneficios significativos que pueden mejorar la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la rentabilidad. Algunos de los beneficios son:
Pedidos más rápidos y precisos: Un OMS automatiza el proceso de gestión de pedidos, lo que conduce a una mayor velocidad en el procesamiento de pedidos y a una reducción en los errores de entrada de datos, lo que resulta en pedidos más precisos.
Coordinación de plataformas online y vendedores: Un OMS puede integrarse con múltiples canales de venta en línea y vendedores, lo que simplifica la gestión de pedidos desde diversas fuentes y mejora la coordinación de ventas en línea.
Reducción de costos de inventario: Al proporcionar información en tiempo real sobre el inventario, un OMS ayuda a reducir la necesidad de mantener un exceso de inventario, lo que ahorra costos de almacenamiento y reduce el riesgo de obsolescencia.
Eliminación del papeleo: La digitalización y almacenamiento en la nube de documentos relacionados con pedidos y transacciones elimina la necesidad de papeleo físico, lo que facilita el acceso a la información y reduce la probabilidad de pérdida de documentos.
Informes y documentos personalizados: Un OMS puede generar informes y documentos personalizados que son compatibles con diversos canales de comercio electrónico, lo que facilita la gestión de la información y la comunicación con los clientes y proveedores.
Coordinación de operaciones de almacén: Un OMS puede optimizar las operaciones de almacén al ofrecer características como el escaneo móvil de códigos de barras, mapas de capacidad del almacén y seguimiento de inventario, lo que mejora la eficiencia en la gestión de inventario y almacén.
Evita el desabastecimiento: Al actualizar internamente los canales de comercio electrónico y al integrar mercados y carritos de compra, un OMS ayuda a evitar el desabastecimiento y garantiza que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten.
Garantiza la entrega de pedidos: La integración con servicios de logística de terceros garantiza que los pedidos se entreguen de manera confiable y a tiempo, lo que mejora la experiencia del cliente.
Simplifica pedidos complejos: Un OMS puede manejar pedidos complejos y personalizables de manera eficiente, eliminando errores humanos en la entrada y salida manual de datos.
Facturación directa y contabilidad: Un OMS introduce sistemas de facturación claros y transparentes, y puede integrarse con sistemas de contabilidad para simplificar la gestión financiera.
Estos beneficios hacen que un OMS sea una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente, al tiempo que reduce los costos y los errores asociados con la gestión de pedidos y el inventario.
6 Softwares de Gestión de Pedidos
Existen en el mercado muchas opciones de software de gestión de pedidos, lo importante es elegir el que más se adapte a las necesidades de tu empresa. La elección depende de una serie de factores, como el tamaño de tu negocio, tus necesidades específicas y tu presupuesto.
1. Zoho Inventory
Ofrece interesantes funciones como procesamiento de pagos, seguimiento de envíos, gestión de inventarios, gestión de facturas, seguimiento de lotes y números de serie, gestión de almacenes múltiples y automatización. A su vez ayuda a crear pedidos, órdenes de compra y envíos por goteo.
2. Salesforce
Cuenta con las funciones básicas y está basado en la nube, es decir, puede desplegar eficazmente sus productos en la nube. Su herramienta más popular facilita la automatización del procesamiento manual de pedidos junto con la sincronización de comprobaciones de inventario, al mismo tiempo que regula la calendarización de envío y pedidos complejos. Puede seguir los pedidos en línea agilizando la entrega de los mismos.
3. Extensiv
Puede unificar sus datos backend de pedidos, puntos de venta e inventarios para vender en directo a cualquier parte desde un lugar; se pueden integrar varios canales de venta y transportistas de envío. Al estar basado en la nube se pueden realizar operaciones como la designación de almacenes, impresión de etiquetas de envío, atender pedidos multicanal o redirigir pedidos.
4. Aptos
Sus principales funciones son especialmente para minoristas, incluyen aumento de volúmenes de pedidos, el enrutamiento y la orquestación de pedidos de cumplimiento en tienda y mejorar el servicio al cliente. Esta solución se basa en la nube, incluye una aplicación móvil de coordinación de tiendas, donde adapta las demandas de los clientes al inventario de la tienda y recoge las compras en línea y los pedidos de cada tienda.
5. VTEX
Esta herramienta es omnicanal, se especializa en unificar virtualmente las existencias, aumentando la disponibilidad de productos a través de aplicaciones móviles, fichas, tiendas físicas y virtuales, de esta forma generando más ventas. Integra las existencias de todos los inventarios creando una estantería infinita para los clientes, de tal forma que la eficacia de las operaciones de logística y comerciales aumenta. Los clientes pueden ver de forma fácil y clara el inventario antes de comprar.
6. ShipStation
Es un OMS sencillo, que ofrece funciones para las soluciones básicas de inventario y gestión de pedidos. Envía información y seguimiento a clientes y canales de venta y la impresión de etiquetas.
Consideraciones al implementar OMS
Cada sistema de administración de pedidos es diferente, antes de elegir alguno se deben identificar las metas, los objetivos y las necesidades de la empresa. Aquí hay algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta al implementar un OMS:
Evaluación de necesidades comerciales: Antes de seleccionar un OMS, identifica tus necesidades comerciales específicas. ¿Cuál es el volumen de pedidos que manejas? ¿Qué canales de venta utilizas? ¿Necesitas capacidades de gestión de inventario avanzadas? Comprende tus requisitos y objetivos comerciales para elegir la solución OMS más adecuada.
Selección de la plataforma: Investiga y compara diferentes entre las diferentes opciones disponibles en el mercado. Considera factores como la escalabilidad, la integración con tus sistemas existentes, la facilidad de uso y el costo. Realiza demostraciones y pruebas para asegurarte de que la plataforma se adapte a tus necesidades.
Integración con sistemas existentes: Asegúrate de que el OMS se integre de manera efectiva con otros sistemas empresariales que utilizas, como sistemas de gestión de inventario, sistemas de punto de venta (POS), sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y plataformas de comercio electrónico. La integración eficiente es esencial para evitar problemas de compatibilidad.
Capacitación del personal: Prepara a tu personal para el uso del nuevo sistema. Proporciona capacitación adecuada para que puedan aprovechar al máximo las capacidades del sistema y minimizar los errores.
Gestión de datos: Asegúrate de que los datos de clientes, productos y pedidos se importen y migren correctamente al nuevo sistema. La calidad de los datos es esencial para el éxito del OMS.
Proceso de prueba: Realiza pruebas exhaustivas del sistema antes de implementarlo completamente en tu empresa. Identifica y soluciona problemas potenciales para evitar interrupciones en las operaciones comerciales.
Personalización: Considera si el OMS necesita ser personalizado para satisfacer tus necesidades comerciales específicas. La personalización puede ser costosa y prolongar la implementación, así que asegúrate de que sea realmente necesaria.
Seguridad de datos: La seguridad de los datos es esencial. Asegúrate de que el OMS cumpla con los estándares de seguridad y que esté configurado adecuadamente para proteger los datos confidenciales de los clientes.
Escalabilidad: Piensa en el crecimiento futuro de tu negocio. Elige un OMS que sea escalable y pueda adaptarse a las necesidades cambiantes a medida que tu empresa crece.
Soporte técnico y actualizaciones: Investiga las opciones de soporte técnico ofrecidas por el proveedor del OMS. Asegúrate de que haya un plan claro para recibir actualizaciones y mantenimiento a lo largo del tiempo.
Actualmente la mayoría de las empresas utilizan OMS basados en la nube, pues resultan ser más accesibles y fáciles de administrar. Al contar con la nube, la plataforma funciona de forma remota, el equipo puede acceder a esta desde cualquier lugar, siempre y cuando tenga una conexión a internet, esto se factura como una suscripción de Software as a Service, pagando solo lo que necesitas.
Invertir en un OMS moderno garantiza las herramientas necesarias para crecer y mantener un buen nivel de competencia en el mercado. La implementación de un OMS puede ser un proyecto complejo, pero con una planificación adecuada y una consideración cuidadosa de estos factores, puedes maximizar los beneficios para tu empresa.
