¿Cómo implementar una metodología híbrida de gestión de proyectos?

Muchas veces como proveedores de servicio nos encontramos en la disyuntiva sobre qué metodología adoptar para la gestión de proyectos. Sobre todo cuando en nuestra oficina de proyectos adoptamos una metodología ágil y nuestros clientes se orientan a metodologías clásicas para realizar sus seguimientos.

En este caso, el reto es conseguir un punto intermedio entre las dos partes para llegar a acuerdos en la manera en que se determinarán las acciones necesarias para cumplir los objetivos que se tracen.

Beneficios  de una metodología híbrida para la gestión del proyecto

Adoptar una metodología de implementación híbrida, abre las puertas al mundo ágil flexibilizando los procesos de la metodología tradicional sin perder lo primordial de ambos enfoques. Así mismo, orienta a las organizaciones a responder a las necesidades de los clientes y a los cambios en el mercado. 

Adicionalmente, genera beneficios tales como:

Fácil adaptación a las necesidades del proyecto

La flexibilidad y la capacidad de adaptación al cambio posibilitan el trabajo en ambientes tanto dinámicos como difíciles.

Reducción de incertidumbre

La planeación es la base para organizar los recursos, coordinar las actividades y controlar los resultados para futuros sprints/iteraciones.

Minimización de riesgos

Las interacciones con los usuarios posibilitan la detección de potenciales riesgos. Por ejemplo, durante la ejecución del proyecto el equipo de trabajo puede detectar posibles amenazas y oportunidades de mejora gracias a la comunicación frecuente con el cliente.

Este enfoque híbrido, como metodología para la gestión del proyecto, ha surgido para cambiar paradigmas en la forma como las empresas ejecutan los proyectos, permitiendo tener procesos esquemáticos pero a la vez flexibles capaces de satisfacer las necesidades de los clientes.

¿Qué se necesita para implementar una metodología híbrida para la gestión de los proyectos?  

Con este planteamiento pareciera que existiera una fórmula mágica o un atajo para adoptar una metodología híbrida, y bueno, en realidad no existe tal cosa, lo que sí puedo mencionar son ciertos elementos clave que te ayudarán en la implementación de una metodología híbrida, entre ellos están:

Mindset del equipo de trabajo

Para poder lograr la meta de implementar una metodología híbrida de gestión de proyectos, el equipo de trabajo es fundamental. Se necesita lograr que todos los miembros sean de alto desempeño, resumido en una palabra: auto-administrados. 

En Gluo el equipo de trabajo cumple con las siguientes características:

• Colaboran con el cliente para el cumplimiento de objetivos.

• Proponen opciones para llegar a cumplir dicho objetivo de una forma efectiva.

• Tienen capacidad de análisis.

• Son auto-gestionables, es decir, que no necesitan una figura que les diga lo que deben hacer, ellos lo saben y lo ejecutan.Utilizan las mejores técnicas para ejecutar sus tareas de acuerdo al rol.

• Manejan estándares altos de calidad.

• Tienen un alto nivel de confianza en su equipo de trabajo.

• No tienen miedo a tomar riesgos.

• Eliminan jerarquías en el equipo de trabajo.

Roles

Un esquema que nos ha funcionado para que los proyectos sean exitosos, es contemplar diferentes roles, que en nuestro caso, están asociados a tres células que enlisto a continuación:

Área de Experiencia de usuario:

• UX research.

• Diseñador UX.

• Diseñador UI.

• Analytics.

Área de Delivery:

• Delivery manager.

• Analista de negocio. 

• Ingeniero de pruebas. 

Área de tecnología Tecnología:

• Líder técnico.

• Desarrollador frontend.

• Desarrollador backend.

Cliente

Aclaro que esta no es un área de la organización y que forma parte fundamental del equipo. Lo incluyo en esta lista porque permite “desatorar” el proyecto en momentos clave y su participación evita cualquier triangulación de la información. Sus roles fundamentales son:

• Product Owner: Es el dueño del producto y es un representante con el poder de toma de decisiones por el negocio.

• Stakeholders: Todas las áreas involucradas en el proyecto y que también son capaces de tomar decisiones en pro del éxito del proyecto, soporte, marketing, servicio, legales, entre otras.

Cada uno de ellos cumplen funciones en específico que me limito en describir en este post para no hacerlo infinito, en otra entrada les hablaré de sus funciones y cómo, con la participación de todos, logran trabajar en pro de la entrega de valor y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Conceptos básicos de planeación ágil

Tablero Kanban 

Herramienta que permita medir el avance de las actividades de los miembros del equipo, como Jira, Trello, etc.

Herramienta de registro del tiempo 

Funciona para hacer mediciones de lo negociado inicialmente con una estimación de esfuerzos y lo realmente ejecutado y medido con el día a día.

Instrumento de planeación, ejecución y control

Indispensable para formalizar por escrito elementos que permitirán el éxito del proyecto como objetivos, actividades, dependencias, riesgos, pendientes y un largo etcétera. Estas herramientas pueden ser tan sencillas como un excel o más complejas como Kendis o muy visuales como Miro.

Herramientas de comunicación con el equipo de trabajo

Efectivamente la comunicación es un aspecto fundamental a cuidar en un proyecto, y lo importante de todo esto es mantener transparencia en los diferentes canales en los que se decida mover el equipo en este sentido. 

La gama puede ir desde un simple grupo de Whatsapp hasta herramientas más complejas como Slack, inclusive muchas veces pasamos por alto la comunicación en las herramientas de gestión como el Jira.

No dejemos de lado la formalidad del correo electrónico, que nos sirve para cerrar acuerdos con una estructura y un alcance organizacional que no podría abarcar un canal de comunicación informal como los descritos anteriormente, en otros términos, sería el memorando de este siglo por su accesibilidad.

Con este amplio contexto te dejamos con un abreboca en la implementación de una metodología híbrida de gestión de proyectos que detallaremos en una siguiente parte de este artículo.

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